こんにちは、デンスケです！
これまでのサラリーマン生活を振り返ると、業務効率化のために EXCEL（エクセル） は欠かせない存在でした。本来であれば、各業務に最適化された専用システムが整っているのが理想ですが、現実には EXCELを使って業務を回す ことが求められる場面が多いのではないでしょうか。
その中でも特に役立ってきたのが、EXCELの「条件付き書式」機能 です。データの可視化やミス防止に大きく貢献してくれる一方で、設定方法が分かりにくく、デンスケ自身も使いこなすまでに苦労してきました。
そこで今回は、デンスケが実務の中で培ってきた経験をもとに、条件付き書式の基本的な使い方や活用ポイント を分かりやすく紹介していきます。EXCELでの作業効率を上げたい方や、条件付き書式をもっと使いこなしたい方の参考になれば幸いです。
条件付き書式の基本操作｜初心者でもできる設定方法
今回は例として、果物リストの中から 「みかん」を含むセルを強調表示する条件付き書式の設定方法 を紹介します。Excel初心者でも簡単に設定できる基本操作なので、ぜひ参考にしてみてください。
１．「条件付き書式設定」を設定したい範囲(B3:B7)を選択
まず、強調表示したいセル範囲をドラッグして選択します。今回は果物リストの範囲 B3:B7 を対象にします。
２．ホームタブ → 条件付き書式 → セルの強調表示ルール → 文字列 を選択
Excel の「条件付き書式」メニューから、文字列を含むセルを判定するためのルールを選びます。
3．検索文字列として「みかん」と入力し、書式を確認して OK をクリック
表示されたダイアログに「みかん」と入力します。初期設定の「濃い赤の文字、明るい赤の背景」のままで問題ありません。そのまま OK を押します。
4．設定完了：みかんを含むセルが自動的に赤く強調表示される
これで、対象範囲の中で「みかん」という文字列を含むセルだけが自動的に赤く強調されます。
✨ 条件付き書式で設定できるその他の便利なルール
今回紹介した「特定の文字列を含む」以外にも、Excel の セルの強調表示ルール には次のような便利な条件があります。
- 指定の値より大きい／小さい
- 指定の範囲内
- 指定の値に等しい
- 重複する値の強調表示
- 日付が指定期間に含まれるセルの強調表示
たとえば、日付データが並んでいる表で「今週」「来月」「過去 7 日間」などの期間に該当する日付だけを強調することも可能です。
✨ 上位/下位ルールも業務で大活躍
「セルの強調表示ルール」以外にも、上位/下位ルール を使えば、選択範囲の数値データのうち
- 上位 10％
- 下位 10 個
- 平均より上／下
などを簡単に目立たせることができます。
業務のデータ分析やレポート作成で非常に役立つ機能なので、条件付き書式と合わせて活用すると Excel 作業の効率が大きく向上します。
数式を使った条件付き書式｜応用編
応用編として、数式を使った書式設定の方法を紹介します。これが使えるようになると、設定の自由度が一気に広がります。前回と同様に、果物リストの中から 「みかん」に一致する文字を強調表示することを例にします。
１．「条件付き書式設定」を設定したい範囲(B3:B7)を選択
ここまでは前回と同じです。
２．ホームタブ → 条件付き書式 → 新しいルール を選択
Excel の「条件付き書式」メニューから、新しいルールを選びます。
3．検索文字列として「みかん」と入力し、書式を確認して OK をクリック
表示されたダイアログで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。次に、「次の数式を満足する場合に値を書式設定」の欄に「=B3=”みかん”」と入力します。さらに、「書式」ボタンをクリックし、今回は塗りつぶしを黄色に設定し、OKをクリックします。
4．設定完了：みかんに完全一致するセルが自動的に黄色く強調表示される
これで、対象範囲の中で「みかん」に完全一致するセルだけが自動的に黄色く強調されます。
✨ 数式を使った条件付き書式の仕組み｜判定ロジックを理解する
数式を使った条件付き書式を理解するうえで、まずこの“仕組み”を押さえることがとても重要です。ここが分かると、条件付き書式を自由に使いこなせるようになります。実際、デンスケ自身もこの部分でつまずき、理解するまでかなり時間がかかりました。
数式による条件付き書式設定ルール
- 数式の入力形式：
『= “TRUE または FALSE を返す式”』を入力する。 - セル参照のルール：
式でセルを参照する場合は、設定範囲の中で最も左上のセルを基準に記述する。 - 書式が反映される条件：
式が TRUE を返したセルにのみ、設定した書式が適用される。
最初の 『＝』 は、Excel の数式に必ず付ける“決まりごと”として考えてください。 Excel では、この 『＝』を含めた部分全体 が「数式」として扱われます。
そして、『＝』の後ろには TRUE または FALSE を返す式 を入力します。 この部分が、条件付き書式で「どのセルに書式を適用するか」を判断する条件になります。 具体的な例については、このあと詳しく説明します。
複数のセル（セル範囲）に条件付き書式を設定する場合、Excel は範囲内の各セルごとに数式を評価します。 ただし、数式の中でセルを参照するときは、設定範囲の中で最も左上にあるセルを基準として記述するのがルールです。
今回の例では、条件付き書式の適用範囲を B3:B7 に設定しています。 このとき、範囲の左上にある B3セル を基準として、書式設定の式に 『B3=”みかん”』 と入力します。
すると、B3セルの値が「みかん」と一致した場合に、設定した書式が適用されます。 同様に、B4セルには 『B4=”みかん”』 が TRUE のとき、B5セルには 『B5=”みかん”』 が TRUE のとき、というように、各セルごとに条件が評価され、該当するセルに書式が反映されます。
具体例①｜論理式による条件付き書式設定
今回の例では、論理式『B3=”みかん”』を使い、数式としては『=B3=”みかん”』を設定していました。
「論理式」とは、2つの値の関係を判定し、条件が成立すればTRUE、不成立であればFALSEを返す式のことです。代表的な論理式には、次の６種類があります。なお、「=」や「<>」などの記号は比較演算子と呼ばれます。
| A=B | AはBと等しい |
| A<>B | AはBと等しくない |
| A>B | AはB超過 |
| A<B | AはB未満 |
| A>=B | AはB以上 |
| A<=B | AはB以下 |
おそらく、IF 関数の条件部分に論理式を入力した経験があると思います。 普段はあまり意識せずに使っているかもしれませんが、論理式が TRUE または FALSE を返す仕組みを理解しておくことは、条件付き書式を設定するときの混乱を防ぐうえでも重要です。
試しに、セルに 『=論理式』 を入力すると、どのように評価されるかが確認できます。 次の例では、B 列に C 列の論理式を入力しており、各式が TRUE または FALSE を返していることが分かります。
特に、論理式 『A1=A1』 の場合、 数式の先頭に付ける『＝』 と、 論理式の中で使う『＝』 が続けて登場します。
この 2 つのイコールは 役割がまったく異なります ので、混同しないよう注意してください。
- 先頭の 『＝』 …「これは数式です」という宣言
- 論理式の 『＝』 …「A1 と A1 が等しいか」を判定する比較演算子
つまり、 『=A1=A1』 は「数式の開始」＋「A1 と A1 の比較」という 2 つの意味が連続しているだけで、 Excel は正しく解釈して TRUE を返します。
具体例②｜TRUEもしくはFALSEを返す関数による条件付き書式設定
数式による条件付き書式設定では、関数を用いることも可能です。
TRUE,FALSEを返す関数として、次のようなものが使いやすいです。
＜論理関数＞
| AND関数 | 全ての引数（条件）が成立でTRUE |
| OR関数 | いずれかの引数（条件）が成立でTRUE |
| NOT関数 | 引数の論理値（TRUEまたはFALSE）を逆にして返す |
＜情報関数＞
| ISBLANK関数 | 対象が空白セルのときTRUE |
| ISERROR関数 | 対象がエラー値のときTRUE |
| ISFORMULA関数 | 対象に数式が含まれるときTRUE |
| ISNUMBER関数 | 対象が数値のときTRUE |
具体例③｜数値を返す関数による条件付き書式設定
実は、EXCEL上では、0がFALSE、0以外の数値がTRUEとして扱われます。このため、TRUEまたはFALSEを返す関数に限らず、数値を返す数式も適用可能です。
例えば、『=COUNTIF(B3,”*みかん*”)』と設定すれば、対象セルに”みかん”の文字が含まれていれば、関数に1が返されるため、条件付き書式を反映させることが可能となります。
FALSE（0）と TRUE（0 以外の数値）の動きをイメージしやすくするために、入力欄に固定の数値を入れた例を以下に載せています。これまで説明してきたとおり、0 の場合は書式が適用されず、1 や 2 などの 0 以外の数値が入っていると書式が適用される仕組みになっています。
具体例④｜関数と論理式の組み合わせによる条件付き書式設定
関数と論理式を組み合わせることで、より高度な条件付き書式を設定できます。論理式はTRUE・FALSEを返していること、0がFALSE・0以外がTRUEであることを押さえておけば、難しくありません。
関数の中に論理式を入力する形は、次のようになじみがあると思います。
=AND(B3=”みかん”,C3>=100)
逆に、論理式の中で関数を使うことも可能です。
=C3=MAX(C:C)
さらに、関数と論理式を掛け算や足し算で組み合わせて条件を作ることもできます。
=COUNTIF(B3,”*みかん*”)*(C3>=100)
この場合、COUNTIF の結果が 0 以外で、かつ C3>=100 が TRUE のときに書式が適用されます。
やっていることは論理積であり、次の式と同じ意味になります。
=AND(COUNTIF(B3,”*みかん*”),C3>=100)
✨ 相対参照と絶対参照
これまでは、『論理式』や『関数』に相対参照を使用していましたが、絶対参照を上手く使用すると、より高度な設定が可能となります。例として、「種類」列のセルが「みかん」に完全一致する場合に、「金額」列も含めて一行まるごと強調表示させる方法を紹介します。
１．「条件付き書式設定」を設定したい範囲(B3:C7)を選択
C列にも条件付き書式を適用したいため、「B3:C7」を選択します。
２．ホームタブ → 条件付き書式 → 新しいルール を選択
この操作は前回と同じです。
3．検索文字列として「みかん」と入力し、書式を確認して OK をクリック
「次の数式を満足する場合に値を書式設定」の欄には、「=$B3=”みかん”」と入力します。
4．設定完了：種類がみかんに完全一致する行が自動的に黄色く強調表示される
これで、種類列が「みかん」に完全一致する行全体が自動的に黄色く強調されます。
絶対参照について補足します。「＄」を手入力してもよいですが、数式として「B3」を入力後、F4キーを何度か押すと、順番に次の状態となるため便利です。
$B$3：列(B)も行(3)も固定された状態。【絶対参照】
B$3：行(3)が固定された状態。【複合参照：行が絶対参照・列が相対参照】
$B3：列(B)が固定された状態。【複合参照：列が絶対参照・行が相対参照】
B3：列(B)も行(3)も固定されていない状態。【相対参照】
今回の場合、「$B3」としたため、列(B)が固定された状態であり、以下の通り判定されます。
B3セルに対しては、『B3=”みかん”』が成立していれば、強調表示。
C3セルに対しては、『B3=”みかん”』が成立していれば、強調表示。
B4セルに対しては、『B4=”みかん”』が成立していれば、強調表示。
C4セルに対しては、『B4=”みかん”』が成立していれば、強調表示。 といった感じです。
ルールの管理を使いこなす｜優先順位・適用範囲の設定
これまで、条件付き書式の新規設定について説明してきましたが、「ルールの管理」を上手く使えると便利です。
ホームタブの「条件付き書式」ボタンから「ルールの管理」をクリックすると、設定済みのルールを表示させることが可能です。
デフォルト設定では、「現在の選択範囲」に対するルールを表示することになっています。例えば、B4セルを選択時であれば、B4セルに設定されているルールが表示されます。
「書式ルールの表示」の部分を変更すると、選択中のワークシート全体や他のシートのルールを表示させることができます。ルールを確認したいときは、思わぬ設定ミスを防ぐためにも、「このワークシート」を選択することをおすすめします。
✨ ルールの優先順位の仕組み
複数のルールが設定されており、相反する内容が含まれる場合は、上に書かれているルールが優先的に適用されます。
今回の場合、B列に対して背景を黄色くするルール（ルール①）と背景をピンクにするルール（ルール②）が設定されていますが、黄色くするルールが上に書かれているため、両方に合致する場合は黄色背景に設定されます。一方、ルール①ではフォントに対しての書式設定はなく、ルール②ではフォントを太字・濃い赤色とすることになっており、相反していないため、フォントに対してはルール②が適用されます。結果的に以下のようになります。
「ルールの管理」において、ルール②を選択（青くする）した状態で、「^」ボタンをクリックすることで、当該ルールの優先順位を繰り上げることができます。
以下のように、ルールの優先順位を入れ替えた場合は、背景色ピンクが優先された表示となります。
✨ ルールの編集と適用範囲の変更
「ルールの管理」において、ルール②を選択（青くする）した状態で、「ルールの編集」ボタンをクリックすることで、当該ルールの変更が可能です。もしくは、ルールをダブルクリックすることでも同じ操作が可能です。
数式を使った書式設定では、「新しいルール」として設定を始める方法を紹介しましたが、一度、「セルの強調表示ルール」として適当なルールを設定後、この画面にて、数式による書式設定に変更することで、初期設定の「濃い赤の文字、明るい赤の背景」の書式設定を流用することが可能になります。この書式設定としておくことで、手動設定ではなく、条件付き書式による設定だと判別しやすくなるため、このような流用設定をデンスケは好んで使っています。
また、「ルールの管理」では、ルールを適用する範囲についても変更可能です。「適用先」の文字を直接編集するか、上矢印ボタンを押して範囲を再選択することで設定可能です。「適用先」を変更した場合、基本的に数式の参照セルもスライドした表現に自動変更されます。”設定範囲の左上のセルを基準として参照セルの記載をしている”という基本原則を覚えていれば、混乱を避けられると思います。
また、「適用先」は、「列全体」、「行全体」、「シート全体」といった設定も可能です。以下に例を記載します。
列全体：=$B:$C （B列～C列）
行全体：=$3:$7 （3行～7行）
シート全体：=$1:$1048576 （シート全体は１行から最終行までと表現するようです）
条件付き書式を広めに設定しておくことで、データの入力範囲が増加した場合でも、設定漏れを防ぐことが可能となります。
まとめ｜条件付き書式を使いこなして業務効率化を実現
この記事では、条件付き書式の基本から応用までを解説しました。
この記事でできるようになること
- 条件付き書式の基本操作が理解できる
- 数式を使った応用設定ができる
- 相対参照・絶対参照の仕組みがわかる
- ルール管理で複雑な設定も扱える
次に読むべき記事（実践編）
条件付き書式を活用して「年月を入力するだけで完成する月間予定表」を作る方法を紹介します。日付・曜日の自動生成から、土日・祝日の自動色付け、その月に存在しない日付の自動非表示まで、すべてを一括で自動化する仕組みを解説します。
条件付き書式を使って「日付を入力するだけで工程表(ガントチャート)が自動で色付けされる仕組み」を紹介します。
この他にも、条件付き書式を実務で活用するための“実践編”シリーズとして、異常値のハイライト、期限管理のアラートなど、実務で役立つ設定例も今後解説していきます。Excelをもっと便利にしたい方は、ぜひ続編もご期待ください。
